英語のメールでアポイントを取ろう

こんにちは。Mayaです。

仕事で英語のメールでアポイントを取ることがありますね。
メールを受け取ったとき、正しいビジネス英語で書いてあるのとそうではない場合、印象が変わってしまいます。
ここでは正しいビジネス英語での表現の紹介とメールを読んでもらいやすくなるTipsもあわせて紹介します。
 
 
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件名

アポイントを取りたいときのメールの件名は大事です。
多くのビジネスパーソンは毎日何十通~何百通のメールを受け取っています。
タイトルが”Hi”や’Hello’であれば、スパム扱いされてしまっても不思議ではありません。
日本語のビジネスメールと同じで、タイトルだけ見て要件がわかるようにしましょう。
”Request for an appointment”(アポイントメントのお願い)や””Meeting to discuss ~’’(~についての打ち合わせ)が一般的です。
既に面識があり、多少カジュアルな相手になると”Catch-up meeting”(キャッチアップのための会議)でも良いでしょう。ここでいうCatch upは暫く会っていない人と会ってお互い近況や最新情報を話すと言った意味です。友人同士でもよく使われるイディオムです。
 
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序文

タイトル(件名)の次にメールを最後まで読んでもらえるかはメールの書き出しで決まってきます。
面識があるかないかでも書き方が変わってきますので参考にしてください。
また、ただ「会いたいです」とこちらの要望を伝えても、会う側にとって目的がないと時間の無駄と取られかねません。
必ず訪問の目的を記載しましょう。
 

面識がある場合

面識がある場合はシンプルに
“Thank you for the other day, hope you are doing well.”
(先日は有難うございます。お元気でありますように。)
”It was great to meet you last week ”
(先週はお会いできて嬉しかったです。)
などでよいでしょう。
”hope you are doing well ”はビジネスメールで頻繁に使われるイディオムです。
 

面識がない場合

面識がない場合はどうやって連絡先を知ったのか記載しましょう。
”OO introduced you to me”(○○さんの紹介です。)
”I got your email address from ○○”
(○○さんからあなたのメールアドレスを教えてもらいました)
でよいでしょう。
先方のホームページで確認した場合は
“I found your email address from your website”
(ウェブサイトよりメールアドレスを見つけました)でよいです。
 

アポイントメントの目的

同時に多くの案件や企画を抱えており、忙しいビジネスパーソンは多いです。
アポイントのお願いをするときは必ず目的を伝えましょう。
“We would like to visit your office to explain our service.”
(我々のサービスについて説明するため、御社に伺いたい)
”We would like to explain more detail of the quotation we submitted a few days ago.”
(数日前にお送りした見積もりの詳細を説明したい)、
”We would like to visit you to ~”
(~するために伺いたい)など記載しましょう。
 
 
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アポイント設定

日程設定には3パターンあります。一つ一つ見ていきましょう。
 

相手の都合を聞いて返信する

相手の都合を聞き、そのメールに返信する形です。
相手の都合のよい日程で都合がつくとは限らないため、いくつか候補日を送ってもらうと良いでしょう。
“Could you please send us some convenient dates and times?”
(ご都合の良い日程をいくつか送ってくれませんか?)
”We would like to set up an appointment to see you at your convenience.”
(ご都合が良い日程でお会いできるお約束を取りたいのですが)
 
“at your convenience”(あなたの都合の良いときに)は良く使用されるイディオムなので覚えておくと便利です。
 

こちらの都合を伝え日程を選んでもらう

先方に都合を聞いても、その日程でこちらの都合がよいとは限らず運が悪ければ仕切りなおしになってしまいします。
こちら側の予定も既にいくつか埋まっている場合は、候補日をいくつか送って選んでもらいましょう。
こちらの都合を送って日程を先方に選んでもらう場合も、先方の都合を考え先方がいくつかの日程から選べるようにしましょう。
”Would you spare some time for us  anytime next week except(but) next Monday?”
(来週の月曜以外でいつでもよいのでお時間いただけないでしょうか?)
I would like to visit your office on either in the morning of Apr 22nd or anytime on Apr 24th if that’s okay with you.(if that suites you.)
(よろしければ4月22日の午前中か4月24日終日どこかでお伺いしてもよろしいでしょうか?)
 

こちらから日程を指定する

こちらの予定がかなり絞られており、最初から日程を指定する場合です。
相手の予定が合えば効率の良いアポイントの取り方となりますが、
信頼関係がまだできていない相手にはピンポイントの日程指定はできれば避けたほうがよいでしょう。
”We would like to visit you at 10:00 am on next Thursday.”
(来週木曜日の朝10時にお伺いしたいのですが)
 
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おわりに

以上のように、英語でアポイントメントを取るときはシンプルにわかりやすい文で送るのがポイントです。
アポイントメールに限りませんが、日本人特有の長い遠回しな言い方が不要です。要点だけ伝えましょう。
よく使う言い回しは限られていますので、使いながら覚えていきましょう。
また顔の見えないやり取りになりますので、相手への敬意と礼儀を忘れないようにしましょう。
 
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